電通市行政人員工作執掌之一.
公告類
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1、各組臨時公告文宣、美編
2、各組活動、修繕簽呈
3、政府公文或社區申訴公文
4、VIP文宣、標語、環保文宣、標語
5、總幹事文宣公告、美編
6、社區瑜珈教學公告
7、社區串珠、烹飪….康樂公告
8、垃圾分類文宣、標語
9、招標公告
10、每週電影文宣
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會議
記錄
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1、會前：開會通知單、會議簽到表、提案單、討論提案表、總幹事工作報告單
2、會後：會議記錄、會後簽呈、累計出席表
3、臨時會議：會議記錄、簽呈、簽到表…等
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每日工作事項
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1、每日核對當日管理費帳並製作日報表
2、辦理住戶繳費、開收據、Check住戶資料
3、查詢管理費欠繳否、查詢房客資料
4、核對住戶資料
5、協助住戶影印、傳真文件
6、接聽住戶電話及連絡事宜
7、發放VIP卡並確認為該戶領取
8、Key in新住戶資料
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電通市行政人員工作執掌二.
社區活動類
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1、
節慶文宣：依不同節慶、節日、社區活動，製作相關文宣如企劃案、邀請函、節目表……等，如：a、中秋聯歡晚會
b、
聖誕晩會
c、
跨年晩會
d、
一家一菜
e、
二對二鬥牛賽
f、
中元餐會…等
g、
社區住戶一日遊
2、辦理社區活動報名、登記、收費，並製作成冊，以利查詢
(如瑜珈、中秋烤肉、中元聚餐、聖誕活動、跨年摸彩、社區一日遊…等)
3、社區住戶大會：
a、統計、預估人數(以往年參考)在告知總幹事以利印刷文宣份數之拿捏
b、點收去年剩餘及可用資料以利再次使用。
c、製作委員選票單、各式表格、社區資訊手冊
c、製作當屆新式文宣，校稿、定稿，送印刷廠印製。
d、以不同顏色區分棟別，將大會資料分別裝入公文袋內袋，以利大會當天分贈給參與之住戶
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電通市行政人員工作執掌三.
其他
事項
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1、處理住戶托付事項：張貼催繳房租告示單
2、打電話催繳管理費(每月20日以後催款)，並紀錄電詢結果及資料校正
3、辦理新遷入戶手續：
a、更改所有權人資料及繳交應付管理費
b、填寫住戶資料卡
c、社區介紹及VIP卡使用
d、告知垃圾分類放置及收取之事
e、門禁出入方向
4、製作管理費、清潔費名冊
5、製作機車、汽車停車位一覽表
6、製作汽車停車証(6月份完成，7月發放)
7、製作機車停車証(12月份完成，元月發放)
8、製作備份光碟
9、製作新任委員職務選票單
10、製作新任委員桌(立)牌
11、製作新任委員通訊錄、名冊、公告
12、辦理住戶裝璜施工單填寫，繳交保證金、手續申辦
13、其他辦公文件整理建檔輸出
14、機電文件資料
15、VIP各文件表格及清冊
16、各屆財產清冊整合
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電通市行政人員工作執掌四.
其他
事項
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17、特約商店文宣
18、各類活動之餐卷、摸彩卷、兌換卷製作
19、環保人員合約書、工作執掌、管理辦法...等
20、各類………………等文件
21、各類文件、證件、庫存通報
22、辦公室環境打掃整頓
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